PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM (PMS)

Kinerja dalam ranah human resources department (HRD)  adalah kata akhir dari suatu organisasi, apalagi  saat ini  arus kompetisi bisnis yang kian ketat, pengembangan sistem manajemen kinerja yang terukur dan obyektif menjadi satu kebutuhan yang tak terelakkan (www.manajemenkinerja.com). Melihat kasus demikan, hampir semua  penelitian membahas kinerja dan di dalamnya memasukkan variabel Motivasi Kerja yang hasilnya sebagian besar mengatakan bahwa motivasi kerja berpengaruh bermakna terhadap kinerja dan sepengetahuan kami hanya sat satu di antara hasil-hasil penelitian tersebut yang menemukan bahwa motivasi kerja berpengaruh negative meskipun hal ini tidak berpengaruh bermakna; dan akan berpengaruh positif bermakna apabila dimasukkan variable komitmen organisasional sebagai variable antaranya (Yupono, 2009).

Begitu hebohnya kata motivasi itu, sehingga banyak HRD mengirim anggotanya untuk mengikuti seminar motivasi dari motivator yang hebat; apakah kinerja mereka meningkat? Jawabnya adalah orang mau hadir mendengarkan motivator adalah orang yang memunyai motivasi kerja yang tinggi, tetapi orang yang motivasinya rendah malah tidak mau mendengarkan motivator, sehingga pemecahannya hanya  diberi jalan keluar mengapa motivasinya rendah dan kinerjanya juga rendah dan berakibat pada rendahnya  capaian target organisasi.

Menurut Gal (2006) kinerja dapat dibagi menjadi dua: 1) In-Role-Performance dan 2) Extra-Role-Performance. Yang pertama, yaitu kinerja yang dituntut oleh deskripsi kerja, karyawan diminta mencapainya dan dapat ditekan oleh pemekerja (bos) untuk bisa meraihnya secara maksimal. Sedangkan yang kedua, yaitu kinerja yang tidak dituntut oleh sistem, ditafsirkan sebagai perilaku sosial karyawan karena adanya interaksi dan saling ketergantungan (interdependence) di antara karyawan dalam perusahaan. Extra-Role-Performance mencakup konsep perilaku anggota organisasional (organizational citizenship behavior = OCB). Ini berarti bahwa terdapat interaksi sosial dan saling ketergantungan di antara karyawan dalam organisasi. Kondisi semacam ini membutuhkan pemenuhan kebutuhan social, kebutuhan afiliasi, yang secara umum disebut “social needs”. OCB terdiri dari kontribusi tanpa paksaan, tetapi datang dari nurani individu untuk melakukan sesuatu yang terkait dengan pekerjaannya, dapat berupa:

–       Kemauan untuk membantu, misalnya: memberi tahu karyawan baru tentang informasi penting

–       Jujur, santun, misalnya: usaha mencegah terjadinya masalah yang tidak diinginkan dengan cara mengingatkan dengan baik sebelumnya.

–       Setia kawan, misalnya: membantu mencegah terjadinya stress dan frustasi. Keterlibatan, misalnya: keterlibatan dalam proses, menawarkan pendapat, saran, berkomunikasi dengan rekan.

–       Menghormati peraturan dan kebijakan organisasi, misalnya: kehadiran, tepat waktu, dan lain-lain.

Kinerja tidak mencapai target dapat disebabkan oleh 4 hal (Luthan, 2011),  yaitu (1). masalah motivasi, meliputi antara lain: pekerjaan monoton, berfikir negative, kurang dihargai adanya konflik antar rekan kerja, politik kantor yang kurang sehat, otoriter, dukungan atasan kurang dan sebagainya; (2). Masalah kompetensi meliputi gaya kepemimpinan, delegasi, perencanaan dan pengorganisasian, analisa masalah, komunikasi, kemampuan negosiasi, kemampuan menjual, (3). Masalah sumber daya kurangnya sumber daya, pekerjaan melebihi batas, system dan birokrasi yang kurang mendukung, standard operating procedure kurang jelas, tools kurang, anggaran kurang dan sebagainya (4) masalah karyawan yang akan melakukan lebih dari sekedar tugas formal dan mau memberikan kinerja yang melebihi harapan dan bersikap fleksibel. Organisasi menginginkan karyawan bersedia melakukan tugas yang tidak tercantum dalam deskripsi pekerjaan mereka. (Robbins dan Judge , 2008), fakta menunjukkan bahwa organisasi yang karyawannya memiliki Organizational Citizenship Behavior (OCB) yang baik, akan memiliki kinerja yang lebih baik dari organisasi lain ( Robbins 2008). Graham (1991) memberikan konseptualisasi OCB yang berbasis pada filosofi politik dan teori politik moderen. Dengan menggunakan perspektif teoritis ini, Graham mengemukakan tiga bentuk OCB yaitu:

  1. Ketaatan ( Obedience) yang menggambarkan kemauan karyawan untuk menerimadan mematuhi peraturan dan prosedur organisasi.
  2. Loyalitas (Loyality) yang menggambarkan kemauan karyawan untuk menempatkan kepentingan pribadi mereka untuk keuntungan dan kelangsungan organisasi.
  3. Partisipasi (Participation) yang menggambarkan kemauan karyawan untuk secara aktif mengembangkan seluruh aspek kehidupan organisasi.

Partisipasi terdiri dari:

  1. Partisipasi sosial yang menggambarkan keterlibatan karyawan dalam urusan urusan organisasi dan dalam aktivitas sosial organisasi Misalnya: selalu menaruh  perhatian pada isu-isu aktual organisasi atau menghadiri pertemuan-pertemuan tidak resmi.
  2. Partisipasi advokasi, yang menggambarkan kemauan karyawan untuk mengembangkan organisasi dengan memberikan dukungan dan pemikiran inovatif. Misalnya: memberi masukan pada organisasi dan memberi dorongan pada karyawan lain untuk turut memberikan sumbangan pemikiran bagi pengembangan organisasi.
  3. Partisipasi fungsional, yang menggambarkan kontribusi karyawan yang melebihi  kerja yang diwajibkan. Misalnya: kesukarelaan untuk melaksanakan tugas ekstra, bekerja lembur untuk menyelesaikan proyek penting, atau mengikuti pelatihan tambahan yang berguna bagi pengembangan organisasi. Pertanyaan besar dalam pemikiran kami adalah mengapa sampai saat ini masih sedikit yang meneliti dan menulis bagaimana organisasi dapat mendorong karyawan untuk bekerja sesuai dengan harapan organisasi?

Konsep Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) moderen memandang bahwa SDM adalah mitra kerja dan sumber daya yang paling penting dalam suatu organisasi, mereka harus mempunyai tiga elemen yaitu: Kepatuhan dan loyalitas merupakan definisi citizenship dalam pengertian yang luas, sehingga esensi dari citizenship behavior adalah partisipasi. Dalam partisipasi, perhatian terutama ditujukan pada arena nasional, arena komunal, dan arena organisasional. Dalam artikel ini, citizenship behavior akan dibahas dalam dimensi organisasional, yaitu  Organizational Citizenship Behavior (OCB) (Marita Ahdiyana, 2009), melalui sikap disiplin. Kejujuran,ketelitian, berinisiatif dan organisasi sebagai wadahnya harus menetapkan target  kinerja yang baku dengan melibatkan seluruh elemen yang ada dalam organisasi melalui performance management system (PMS)/ key performance indexs (KPI) ,  yang didukung oleh sistim reward yang memadai, dapat diuraikan melalui permasalahan kinerja karyawan, dengan variable Disiplik Kerja Kejujuran, Ketelitian, Inisiatif

Pengukuran (measurement) merupakan bagian tengah dari system penilaian, guna membentuk managerial judgment prestasi kerja karyawan yang memilah hasil baik-buruknya. Pengukuran prestasi kerja yang baikharus konsisten melalui organisasi. Sehingga seluruh manajer di dalamnya diharuskan menjaga standar tingkat perbandingannya. Pengukuran prestasi kerja karyawan melibatkan sejumlah ketetapan untuk merefleksikan perilaku karyawan pada pengenalan beberapa karakteristik maupun dimensi. Secara tehnis, sejumlah ketetapan itu seperti halnya predikat exellent (sempurna), good (baik), average (cukup), dan Poor (kurang) dapat digunakan dengan pemberian nomor dari 1 hingga 4 untuk tingkatan prestasi kerja karyawan. Dari segi alat pengukuran, Gomez-Mejia dkk (2001). memiliki format penilaian yang diklasifikasikan pada dua cara : (1) the type of judgment that is required (relative or absolute), dan (2) the focus of the measure (trait, behavior, or outcome).

Relative judgment merupakan format penilaian yang menganjurkan supervisor untuk membandingkan prestasi kerja sesama karyawan yang satu dengan yang lain pada jenis pekerjaan yang sama. Sedangkan absolute judgment menyangkut format penilaian yang menganjurkan supervisor untuk membuat penilaian mengenai prestasi kerja karyawan berdasarkan standar.

Sistem pengukuran prestasi kerja dapat diklasifikasikan dengan bentuk data yang terfokus pada: trait (karakteristik) data, behavior (perilaku) data, dan outcome (hasil) data. Trait appraisal instruments (penilaian sifat atau karakter) menjadi tugas supervisor untuk membuat penilaian mengenai  karakter-karakter pekerja yang cenderung konsisten dan berlangsung lama.

Sistem kedua dari pengukuran prestasi kerja adalah behavioral appraisal instruments (penilaian perilaku) terfokus pada aspek penilaian  perilaku karyawan.

Pada outcome appraisal instrumen (penilaian yang berorientasi pada hasil) yang digunakan untuk menilai hasil kerja karyawan yang telah dilakukan. Bentuk penilaian ini mengharuskan sasaran khusus dalam bentuk hasil yang dapat diukur, disepakati sebelumnya oleh atasan dan bawahan.

Author: Yupono Bagyo

Sebagai dosen di STIE Malangkucecwara sejak tahun 1982 di bidang Business Statistics mendasari riset-riset di bidang HR Management. Selain menempuh pendidikan formal di Universitas Brawijaya dan Universitas Aerlangga, juga memegang certificate human resources professional