OEC, Suatu management Control System yang diterapkan oleh China Haier Group.

Apa itu OEC, dan bagaimana penerapannya ?????

OEC adalah manajemen system control yang diterapkan oleh China Haier Group, bertujuan untuk melakukan pengendalian terhadap seluruh factor yang berpengaruh terhadap pencapaian target setiap karyawan dan dilakukan setiap hari dengan kenaikan 1% dibandingkan dengan pencapaian hari sebelumnya.

OEC adalah terdiri dari tiga kata, yaitu :
O , yang berarti Overall, yaitu keseluruhan;
E singkatan dari Everyday, Everyone, Everything yang berarti untuk Semua Orang, Setiap Hari, dan Segala Sesuatu;
C adalah Control and Clear yang berarti Pengendalian dan Jelas.

OEC berarti bahwa setiap karyawan harus mencapai target kerja setiap hari itu. Dalam hal ini target dalam bidang apapun dan terhadap apapun. Sistem ini dilatarbelakangi oleh kondisi orang – orang Cina, dimana meskipun sudah banyak aturan masih terjadi beberapa pelanggaran dalam kehidupan sehari-hari. Kondisi tersebut membuat CEO Haier Group membuat sebuah system manajemen control yang sangat kuat, dengan beberapa prinsip yaitu :
• Fokus dan memahami dengan benar tentang nilai pelanggan, kualitas produk, efisiensi operasi, inovasi, dan kecepatan merespon pasar.
• Komitmen dari manajemen puncak untuk menciptakan “cara manajemen baru” dan membentuk budaya kerja berdasarkan kinerja.
• Melibatkan manajemen dan seluruh karyawan dalam menciptakan dan menjalankan system OEC, sehingga seluruh anggota organisasi merasa dilibatkan dan menjadi bagian dari pelaksanaan sistem.
• Mengembangkan program pendidikan dan pelatihan, kepada seluruh manajemen dan karyawan dalam bentuk pelatihan dasar, 1 bulan sebelum kerja (masa On the Job Training), seminar, pelatihan dan pendidikan.
• Mengembangkan program komunikasi aktif melalui newsletter mingguan perusahaan dan program yang lain untuk menjelaskan strategi perusahaan, nilai pelanggan, dan strategi pengembangan manajemen.
• Membuat program inovasi yang melibatkan seluruh karyawan dengan membuat focus pada masing-masing bisnis unit, sehingga seluruh karyawan merasa dilibatkan dalam pengembangan dan merasa mempunyai kontribusi langsung dalam pengembangandan masa depan perusahaan.
• Menciptakan system reward (insentif) yang efektif berdasarkan kinerja dan kontribusi karyawan, dan membuat system evaluasi yang meyakinkan karyawan bahwa karyawan dievaluasi dengan baik sesuai dengan kinerja mereka.
Dengan prinsip seperti tersebut, karyawan dapat fokus pada kebutuhan pelanggan, kualitas produk, inovasi, dan kecepatan kerja dan meningkatkan efisiensi operasi perusahaan. Fokus utama dari pengembangan Haier adalah kecepatan, inovasi, dan program strategi bisnis unit (SBU).
Teknis Pelaksanaan System OEC, adalah
a. Penentuan Target Kerja
• Penentuan target tahunan tingkat perusahaan, dengan mempertimbangkan kinerja th lalu, estimasi pasar, dan usulan pengembangan setiap divisi. Target dibuat spesifik, terukur dan dibuat setiap bulan Desember
• Penentuan target tahunan tingkat divisi, secara spesifik dilengkapi dengan detail strategi, schedule, PIC, target, proses dan metode evaluasi. Strategi juga dibuat pada bulan Desember
• Pembuatan strategi bulanan, yang dibuat oleh masing – masing departemen (pd tanggal 26), yang berisi tentang detail action, target, nilai, cara evaluasi, proses koreksi dan pengukuran, PIC dan proses control harian
• Karyawan membuat atau dibuatkan control kerja harian, terdiri dari detail tugas, hasil, criteria detail, cara pengukuran hasil dan proses review dan control harian oleh atasan dan PIC yang ditentukan

b. Proses Kontrol dan Evaluasi Kerja
• Berdasarkan strategi, detail action dan daftar tugas yang sudah ditentukan, dilakukan control setiap hari, melakukan pengukuran dan evaluasi hasil terhadap pemenuhan atau tidak tercapainya target kerja.
• Adanya briefing harian oleh atasan sebelum bekerja, self assessment oleh masing – masing karyawan dengan memberi kesempatan menilai diri sendiri.
• Karyawan bagian operasional, selalu memberikan data hasil control tentang jumlah produksi, kualitas, konsumsi bahan, tingkat teknologi, peralatan pemeliharaan dan kondisi, produksi keselamatan dan kondisi tempat kerja, dan
disiplin kerja.
• Atasan selalu melakukan monitoring setiap dua jam untuk melakukan problem solving . Setiap hari (menjelang jam kerja berakhir), karyawan melakukan selcheck sesuai dengan format yang sudah disediakan dan melaporkan kepada atasan.
• Berdasarkan system reward, hasil evaluasi kerja harian tersebut dihubungkan dengan nilai reward yang diperoleh masing – masing karyawan dengan rumusan yang telah ditentukan.
• Prinsip dari nilai reward adalah standard upah (berdasarkan kuantitas) + penghargaan (pencapaian diatas standard) – penalty (pencapaian dibawah standard).
• Setiap pengawas akan memberikan hasil evaluasi (koreksi, evaluasi, saran) atas laporan karyawan kepada manajer kerja. Hasil evaluasi berpengaruh terhadap nilai reward yang diberikan.
• Setiap Manager memerika hasil evaluasi tersebut, mengisi yang diperlukan dan menyerahkan kepada pimpinan pabrik.
• Pimpinan pabrik memeriksa kembali, baik yang berhubungan dengan reward, masalah yang sudah selesai / belum, dan memberikan solusi jika diperlukan.
• Jika diperlukan, pimpinan departemen atau divisi berkumpul untuk memberikan solusi atas masalah yang belum dapat diselesaikan.

c. Sistem Reward
• Sistem reward atau insentif yang dikembangkan adalah keterbukaan dan keadilan, artinya karyawan dengan kinerja lebih baik akan mendapatkan insentive yang juga lebih tinggi.
• Perusahaan juga mengadopsi sistem poin atas hasil kerja, dimana setiap hasil kerja menghasilkan point yang pada gilirannya point dinilai dengan insentive tertentu. Dalam hal ini setiap karyawan dan manajemen dapat mengetahui perkembangan jumlah reward yang akan diperoleh dan alasan mendapatkan reward tersebut.
• Perusahaan juga memberikan tanda / stiker untuk setiap pengecekan hasil kerja dari sisi kualitas. Warna sticker menunjukkan apakan kualitas kerja baik atau kurang, dan setiap karyawan dapat menukarkan sticker yang baik dengan insentive dan sebaliknya, sticker tertentu mengandung arti hukuman.

Jika diawal artikel tadi disebutkan bahwa, yang melatar belakangi sistem ini adalah kondisi masyarakat Cina yang tidak mematuhi aturan, ataupun banyak pelanggaran-pelanggaran. Tampaknya kondisi ini juga mencerminkan sikap masyarakat di beberapa Negara khususnya Negara Berkembang.
Naaah Sekarang……………., bagaimana kalau kita mengadopsi System Managemt Control system yang ada, dan terbukti keberhasilannya seperti dalam China Haier Group ????.

(Sumber: Reading In Management Accounting S.Mark Young).