Accounting Information Systems : General Ledger & Reporting

Accounting information system (AIS) dari setiap aktivitas perusahaan selalu bermuara ke pencatatan akuntansi. Kita ambil satu contoh, subsistem untuk Revenue Cycle dengan rangkaian aktivitas bisnis  yaitu (1) Sales Order Entry, (2) Shipping, (3) Billing and Accounts Receivable, dan (4) Cash Collections, akhir subsistem ini mencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas, dan selanjutnya akan terhubung dengan subsistem General Ledger and Reporting untuk posting ke buku besar dan pelaporannya.

Layaknya dalam proses akuntansi, setiap pencatatan akuntansi harus dapat dibuktikan dengan adanya aktivitas/transaksi. Data diatur dan dikumpulkan yang bersumber dari seluruh aktivitas setiap subsistem yang digunakan perusahaan (Revenue, Expenditure, Production, HRD/Payroll), dari Bendahara  untuk aktivitas pembiayaan dan investasi, juga dari bagian Anggaran  untuk ambil data anggaran, sementara untuk data penyesuaian dari Kontroler. Kaitan semua aktivitas dan pihak –pihak tersebut digambarkan dalam diagram konteks berikut.

Aktivitas dalam AIS – General Ledger and Reporting menurut Romney & Steinbart dimulai dari (1) Update the general ledger, lalu (2) Post adjusting entries, dan kemudian (3) Prepare financial statements, dan juga (4) Produce managerial reports, seperti yang ditunjukkan dalam data flow diagram tingkat dasarnya. Itu berarti subsistem ini bertujuan untuk menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajerial.

Berbagai pihak membutuhkan informasi keuangan perusahaan untuk berbagai kepentingan. AIS didesain sedemikian rupa dengan menganut standar akuntansi keuangan (SAK) yang relevan agar laporan keuangan yang dihasilkan dianggap wajar dalam hal pengakuan, pengukuran, penyajian, dan pengungkapan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Komponen laporan keuangan pun sudah ditentukan dalam SAK, yang meliputi laporan laba rugi, laporan perubahan ekuitas, neraca, dan laporan arus kas, dilengkapi dengan catatan atas laporan keuangan. Bahkan secara prinsip format laporan keuangan juga ditentukan.

Justru untuk kepentingan internal perusahaan, manajemen membutuhkan berbagai informasi yang format laporannya bisa diatur sendiri. Dari revenue cycle, aktivitas produce managerial reports dapat menampilkan bermacam informasi, misalnya : pendapatan dari produk baru, pendapatan dari aplikasi baru, pendapatan menurut wilayah pemasaran, profitabilitas produk dan pelanggan, dll.

Hal ini artinya AIS tidak hanya mampu menjawab tuntutan financial accounting namun juga management accounting. Apalagi dalam perkembangannya, kinerja perusahaan tidak hanya mengandalkan aspek financial saja, namun perlu juga aspek-aspek lainnya. Jika perusahaan mengimplementasikan balanced scorecard untuk menilai kinerja perusahaannya maka akan diikuti juga kebutuhan informasi sehubungan dengan aspek customers, business internal, dan learning & development.

Perusahaan harus cerdas memanfaatkan kemampuan tehnologi informasinya dalam desain accounting information systems-nya jika ingin menang bersaing di abad informasi kini, karena tehnologi informasi menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi keberhasilan perusahaan.

Istutik

STIE Malangkucecwara

Author: istutik

Istutik adalah Dosen STIE Malangkucecwara. Lahir di Surabaya, 27 Nopember 1963, menyelesaikan S1 di Fakultas Ekonomi – jurusan Akuntansi Universitas Airlangga tahun 1987. Sejak Pebruari 1989 menjadi Dosen Tetap STIE Malangkucecwara, dan resmi menjadi arema hingga sekarang. Pendidikan S2 di Magister Manajemen Universitas Indonesia, tahun 1992. Bersertifikat Pendidik No. 101282204848.

24 thoughts on “Accounting Information Systems : General Ledger & Reporting”

  1. Subhanallah…alhamdulillah..
    Akhirnya nemu juga…terima kasih Bu, materi2 di blog ini sangat bermanfaat.
    Salam kenal-mahasiswa akuntansi UNS Solo

  2. @Awan Putih : Alhamdulillah . . . semoga tulisan2 bu Is bermanfaat buat Awan Putih, boleh diberitahukan kepada teman2, sebagai bagian dari program MLM Pahala.
    Awan Putih pasti mahasiswi yg rajin, . . . sukses selalu ya !

  3. Berkunjung lagi Bu, masih dalam rangka searching tugas…hhmm..banyaknya…
    Hehe, tidak juga.. Aamiin..mhn doanya Bu smg kuliah sy lancar dn sgra lulus 🙂

  4. @Awan Putih : Banyak tugas akan dapat melatih ‘time management’ kita, nanti di dunia kerja tidak hanya hardskill yg dibutuhkan tp jg softskill, ok . . . semoga lancar !

  5. @Tiara: AIS memang dapat digunakan sebagai alternatif keunggulan bersaing perusahaan, oleh karena itu design sistem perlu konsisten dg corporate strategy-nya. Tapi bukan berarti perusahaan kalah bersaing itu satu-satunya sebab karena AIS-nya .. . Tia

  6. “Perusahaan harus cerdas memanfaatkan kemampuan tehnologi informasinya dalam desain accounting information systems-nya jika ingin menang bersaing di abad informasi kini, karena tehnologi informasi menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi keberhasilan perusahaan.”

    Memang benar dari pernyataan ini, persaingan dalam perusahaan semakin ketat dirasakan sehingga perusahaan harus pintar2 dalam mendesain sistem informasi akuntansinya, banyak materi dari AIS yang sangat penting dilihat perusahaan.
    Bagaimana pengendalian yang harus dilakukan perusahaan, bagaimana perusahaan menghindar dari berbagai ancaman, kecurangan, dll. Semunya dibahas di AIS.

  7. penggunaan teknologi informasi (AIS) dalam aktivitas perusahaan merupakan salah satu hal yang perlu diperhatikan supaya bisa tetap bertahan dalam era informasi yang selalu berkembang serta mampu menghadapi persaingan pasar global.
    AIS juga mendatangkan banyak manfaat bagi perusahaan seperti menghasilkan informasi yang dapat dipercaya, relevan, tepat waktu, lengkap dan dapat dipahami. tapi perlu diperhatikan hal-hal negatif yang bisa saja muncul, misalnya timbulnya kejahatan-kejahatan TI yang nantinya dapat merugikan perusahaan.

  8. “Justru untuk kepentingan internal perusahaan, manajemen membutuhkan berbagai informasi yang format laporannya bisa diatur sendiri.” Atau yang berhubungan tadi dengan menjawab juga aspek management accounting.

    Buk, disini saya dapat mengartikan bahwa sesuai dengan tujuan utama management yaitu memberikan kemajuan untuk perusahaan dalam berbagai segmentasi ( baik itu laba, nama baik perusahaan, pelayanan kepada pelanggan dari aspek kualitas barang, dsb) dibutuhkan berbagai informasi yang format laporannya bisa diatur sendiri oleh manajement perusahaan untuk kepentingan internal perusahaan tersebut. Saya setuju dengan hal tersebut karena itu salah satu jembatan untuk memudahkian manajemen dalam mencapai tujuan utama tersebut. Tapi bagaimana ya buk kalau dari kebutuhan manajemen dari berbagai informasi yang format laporannya bisa diatur sendiri tersebut menyebabkan hal negativ bagi perusahaan? misal terjadi kecurangan laporan keuangan oleh perusahaan atau penggelapan aktiva buk, atau untuk menaikkan citra manajement di depan pemilik perusahaan buk? terus apakah nilai yang terkandung di dalam AIS bisa berkurang buk atas kejadian yang dialami oleh konflik kepentingan perusahaan tersebut?
    .

  9. Ternyata memang sangat mempengaruhi suatu perusahaan ya bu,….kalo suatu perusahaan tidak menjalan kan accounting information systems-nya dengan benar maka perusahaan tersebut akan mengalami kekalahan dalam bersaing,…
    Jadi accounting information systems / AIS ternyata berpengaruh besar terhadap suatu perusahaan atau suatu organisasi,…
    Jadi lebih tau sekarang ,….

  10. @Mega: yg dimaksud dg kreatif mendesign laporan untuk managerial bukan berarti bebas mengganti informasi dalam laporan yg akan disampaikan ke managemen lho !. keakuratan informasi dipengaruhi oleh keakuratan data. Tidak boleh satu orangpun yg tidak punya kewenangan untuk melakukan intervensi ke database ataupun ke proses. Makanya pengendalian entry data dan pengendalian proses jg harus diperhatikan dalam rancangan sistem.

  11. AIS sangat penting para era modern saat ini. AIS didesain sesuai dengan (SAK) agar laporan keuangan yang dihasilkan dianggap wajar dalam hal pengakuan, pengukuran, penyajian, dan pengungkapan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Oleh karena itu perusahaan harus memanfaatkan AIS secara lebih efektif karena sistem ini sangat berguna bagi kemajuan perusahaan tersebut.

  12. Accounting Informasi System sangat penting bagi berkembangnya suatu perusahaan. Dalam proses akuntansi, setiap pencatatan akuntansi harus dapat dibuktikan dengan adanya aktivitas/transaksi. Data diatur dan dikumpulkan yang bersumber dari seluruh aktivitas setiap subsistem yang ada. oleh karena itu sistem ini sangat di perlukan bagi perusahaan. Terima kasih atas Blog yang sudah ibu buat, ini sangat bermanfaat buat kami semua.

  13. AIS sangat diperlukan oleh berbagai pihak untuk berbagai kepentingan. terutama dalam setiap perusahaan tidak hanya dalam bagian financial saja tetapi juga dalam bagian manajemennya. justru untuk kepentingan internal perusahaan, setiap manajemen membutuhkan AIS yang dapat bersaing dengan sistem informasi lainnya yang akan menentukan keberhasilan perusahan tersebut.

  14. Dalam era informasi, perusahaan harus cerdas dalam pemanfaatan kemampuan teknologi AIS agar bisa bersaing di era global.
    Oleh karena itu AIS harus disusun sesuai dengan standart akuntansi keunagan (SAK) yang relevan dan berlaku umum agar laporan keuangan yang dihasilkan dianggap wajar dalam pengakuan, pengukuran dan penyajian. AIS juga tidak hanya digunakan dalam akuntansi keuangan tetapi juga digunakan di manajemen, sehingga pengendalian sangat di butuhkan perusahaan dalam menjalankan AIS.

  15. Hmmm dari info diatas saya dapat menyimpulkan :
    Dalam pengambilan keputusan yang tepat sebagai langkah dasar untuk mencapai tujuannya, perusahaan dalam hal ini memerlukan informasi yang akurat. Nah salah satunya disini AIS sangat membantu perusahaab dalam menjalan aktivitas nya. Disini AIS membrikan informasi dari suatu sitem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian dalam mendukung kegiatan operasional baik yang bersifat manajerial maupun kegitan strategi yang memberikan laporan” berupa informasi pada pihak berkepentingan. Di era yang semakin modern dimana kemajuan tekhnologi yang semakin maju dan semakin pesat nya tumbuh perusahaan” baru, maka memang AIS sangat dibutuhkan untuk mempermudah suatu perusahaan dalam memajukan usahanya.Benar gak..,hee^^

  16. Ternyata sistem informasi sebuah perusahaan memegang pengaruh yang sangat besar bagi perkembangan perusahaan itu sendiri. Jika sistem informasinya bagus maka bisa dipastikan kinerja perusahaan tersebut juga bagus. Apalagi ditengah persaingan industri yang semakin ketat, setiap perusahaan harus mampu mangembangkan sistem informasinya sebaik mungkin dan menjaga keamanan sistemnya agar tidak mudah dirusak oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

  17. AIS (Accounting Information System) sangat membantu aktivitas bisnis suatu perusahaan, salah satunya adalah dalam proses pencatatan akuntansi (general ledger dan reporting) yang disesuaikan dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Tujuan dari proses pencatatan akuntansi ini adalah untuk menyajikan informasi keuangan bagi pihak-pihak yang berkepentingan sebagai langkah dasar untuk pengambilan keputusan, prediksi posisi keuangan, trend posisi serta kinerja manajerial suatu perusahaan.

    Terima kasih bu atas informasinya….^^

  18. terdapat penjelasan dari masing-masing sub sistem 1,2,3 dan 4 terhubung dengan sub sistem general ledger dari penjelasan tersebut masih sulit dipahami, karena sebagaai contoh sub sistem no 1 sales order entry tidak terhubung dengan general ledger karena di sub sistem tersebut tidak menghasilkan laporan jurnal dan tidak ada penjelasan laporan /data apa dari masing-masing sub sistem yang langsung terhubung dengan sub sistem general ledger seharusnya ada penjelasan data / laporan jurnal / buku besar akan tetapi yang biasa terajdi di lapangan adalah data jurnal. sebagai contoh di sub sistem no 2 shipping menghasilkan jurnal penjualaan baik kredit / tunai. di sub sistem no 3 billing and accounts receivable menghasilkan jurnal pembayaran piutang sedangkan jurnal penambahan piutang baru dihasilkan dari sub sistem nomer2 sub sistem nomer 4 mencatat penerimaan kas akan tetapi tidak menghasilkan jurnal karena jurnal penjualan secara tunai atau cash sudah dihasilkan di sub sistem nomer 2 dan juranl pembayaran piutang secara tunai sudah dihasilkan si sub sistem nomer 3 jadi kesimpulannya dari sub sistem yang menghasilkan laporan jurnal yang akan terhubung dengan sub sistem general ledger.
    dan setelah melihat diagram tidak menunjukkan efisiensi dan sistem pengendalian intern (SPI) yang bagus karena, masing-masing sub sistem masih terputus belum terintegrasi seperti penjelasan diatas tadi , sebagai contoh dari masing-masing sub sistem menghasilkan jurnal yang bermuara ke general ledger

  19. buu, dalam penjelasan ibu yg ttg untuk kepentingan internal perusahaan, manajemen membutuhkan berbagai informasi yang format laporannya bisa diatur sendiri. Dari revenue cycle, aktivitas produce managerial reports dapat menampilkan bermacam informasi, misalnya : pendapatan dari produk baru, pendapatan dari aplikasi baru, pendapatan menurut wilayah pemasaran, profitabilitas produk dan pelanggan, dll.
    klo informasinya sedikit format laporannya seadanya donk??

  20. saya setuju buuk soal perusahaan yang tidak selalu memandang dari aspek finansial saja dalam menjalankan perusahaan, karena yang saya baca dibuku, aspek nonfinansial pun juga harus diperhitungkan, seperti kepuasan pelanggan juga harus di perhitungkan………

    maaf ya buk kalo komennya agak ngawur ….
    :p

  21. saya setuju buuk dengan sistem informasi yang digalakan diperusahaan lebih dipertegas lagi..karena apabila tidak ada sistem maka perusahaan tersebut akan amburadul…dengan adanya sistem maka smua tugas akan terstruktur begitu dengan kepuasaan pelanggan…karena apabila sistem kita bagus maka pelanggan akan lebih senang datang ke kita dari pada ke tempat lain….

    ..

Comments are closed.