Tidak hanya IT, SPMI pun . . . tergantung Managernya ! (bag 1)

Jika ada teman menulis “Institusi Berbasis IT ?, Ha ha . . Tergantung Managernya.” di blog.stie-mce.ac.id/eddys , saya sependapat !, namum tidak hanya itu, khususnya di Institusi Pendidikan, sistem penjaminan mutupun akan dapat terimplementasi juga tergantung manajernya. Mengapa ?

Untuk keluarga besar STIE-MCE tentu masih ingat betul, awal dari diimplemantasikannya sistem penjaminan mutu dengan model Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001 di pertengahan tahun 2005. Dalam Laporan Sistem Penjaminan Mutu STIE Malangkucecwara, menyebutkan bahwa proses penyusunan Sistem Manajemen Mutu hingga sertifikasi berlangsung selama ± 8 bulan. Adapun tahap-tahapan pelaksanaan penyusunan SMM ISO 9001:2000 hingga sertifikasi dapat disebutkan sebagai berikut :

  1. Pembentukan Steering Committee September 2004
  2. Pelatihan SMM ISO 9001:2000 bagi tim steering committee, Pimpinan, dan Kajur/Kabag
  3. Sosialisasi SMM ISO 9001:2000 bagi Pengurus P3M, staff dosen, staff administratif, dan staff kerumahtanggaan yang dihadiri juga oleh tim steering committee, Pimpinan, serta Kajur/Kabag
  4. Review dan evaluasi atas implementasi sistem yang sedang berjalan
  5. Perumusan Kebijakan Mutu STIE Malangkuçeçwara dan Sasaran Mutu di setiap unit organisasi di STIE Malangkuçeçwara.
  6. Pengidentifikasian dan penyusunan sistem untuk aktivitas yang belum tersistem, serta pengidentifikasian dan perbaikan sistem bagi aktivitas yang perlu diperbaiki.
  7. Pelatihan Filing System bagi Kajur/Kabag beserta staff
  8. Pendokumentasian dan pengesahan sistem dalam bentuk manual mutu, manual prosedur, uraian tanggung jawab dan wewenang, instruksi kerja, serta dokumen kerja.
  9. Deklarasi komitmen implementasi SMM ISO 9001:2000 oleh semua personil STIE Malangkuçeçwara yang dipimpin oleh Ketua STIE Malangkuçeçwara
  10. Implementasi SMM ISO 9001:2000 di STIE Malangkuçeçwara
  11. Pelatihan audit mutu internal bagi tim auditor mutu internal
  12. Pelaksanaan Audit Mutu Internal atas implementasi SMM ISO 9001:2000
  13. Pelaksanaan Management Review (Rapat Tinjauan Manajemen) atas implementasi SMM ISO 9001:2000
  14. Proses sertifikasi SMM ISO 9001:2000 yang diawali dengan pelaksanaan Audit Mutu dari pihak eksternal (URS)
  15. Perolehan Sertifikat ISO 9001:2000 pada tanggal 3 Juni 2005, nomor 13903 yang dikeluarkan oleh UKAS Inggris melalui United Registrar of System (URS) Jakarta

Tahapan diatas sengaja disebutkan untuk menggambarkan betapa njimetnya proses untuk mengimplementasikan SMM ISO 9001, dan belum lagi adanya pro kontra pelaku sistem. Namun mengapa tahapan diatas dapat berlangsung cepat ?. Kuncinya adalah karena begitu besarnya komitmen top manajemen.

Selanjutnya untuk memelihara sistem penjaminan mutu internal (SPMI) perlu selalu mengingat dan menggunakan delapan prinsip berikut,

  1. Pelaksanaan sistem manajemen difokuskan untuk kepentingan kepuasan stakeholder
  2. Pelaksanaan yang konsisten, penyatuan gerak langkah dalam mencapai arah dan tujuan organisasi, serta penciptaan suasana yang sadar dan proaktif terhadap peningkatan sistem manajemen mutu berkelanjutan harus didukung dengan komitmen yang kuat dari pemimpin organisasi
  3. Penyusunan, penerapan, dan perbaikan sistem manajemen harus melibatkan semua personil didalam organisasi
  4. Penyusunan, penerapan, dan perbaikan sistem manajemen menggunakan pendekatan proses
  5. Penyusunan, penerapan, dan perbaikan sistem manajemen dilakukan terhadap dan atau didasarkan pada proses-proses yang saling berkaitan sebagai suatu sistem
  6. Peningkatan berkelanjutan harus selalu diupayakan.
  7. Pendekatan faktual dalam pengambilan keputusan
  8. Hubungan yang saling menguntungkan

smm

Istutik

STIE Malangkucecwara


Author: istutik

Istutik adalah Dosen STIE Malangkucecwara. Lahir di Surabaya, 27 Nopember 1963, menyelesaikan S1 di Fakultas Ekonomi – jurusan Akuntansi Universitas Airlangga tahun 1987. Sejak Pebruari 1989 menjadi Dosen Tetap STIE Malangkucecwara, dan resmi menjadi arema hingga sekarang. Pendidikan S2 di Magister Manajemen Universitas Indonesia, tahun 1992. Bersertifikat Pendidik No. 101282204848.