Google Docs, belajar untuk (lebih) berkolaborasi (4 / 4)

Alias:…, kolabro…, kobalor…, kolorbra…, …kolaterasi?

K.O.L.A.B.O.R.A.S.I. bos! Kita bekerja bersama melakukan suatu tugas dan mencapai satu tujuan tertentu. Di kampus kita mengenal motto A.T.T.I.T.U.D.E, dimana T ketiga merujuk pada TeamWork. Dalam kerja tim akan ada praktek 3K; Komunikasi, Koordinasi dan Kolaborasi.

Sebelumnya kita pasti sudah menerapkan hal-hal tersebut, dalam dunia kerja maupun dalam keluarga, formal maupun informal, konvensional maupun sistematisasi yang memper-IT-kan konspirasi kemakmuran didalam situasisasi labil ekonomi (ala Vicky Prasetyo). Pemanfaatan SMS, BBM, email, organizer, edmodo, dsb telah lama digunakan, tetapi seberapa jauh kita dimudahkan untuk menunjang 3K tersebut?

3K konvensional vs Google’s

Email spam (c) jessello.com
Email spam (c) jessello.com

Bayangkan kita berada dalam tim 3-individu menyusun data penelitian di excel yang mencapai 10.000 baris. Dimulai dari anda dan disebarkan filenya melalui attachment kepada 2 orang lainnya, masing-masing merevisi 100 data dibaris-baris yang berbeda dan di email kembali ke anda. Anda melacak revisi-revisi tersebut, menyusun kembali dan mengirimkan ulang datanya, direvisi kembali oleh rekan anda, kirim kembali, rinse and repeat…. Semakin banyak individual didalam tim, semakin kompleks dokumen yang dikerjakan, semakin intens level partisipasi individual-individualnya akan membuat kita bukannya fokus pada pekerjaan utama tetapi malah sibuk me-manage email dan revisi-revisi dokumen.

Kekuatan utama layanan office di Google Docs (seperti layaknya aplikasi-aplikasi SaaS pada umumnya) adalah mampu memudahkan komunikasi dan kolaborasi pada level yang lebih tinggi! Singkat kata, layanan tersebut memungkinkan kita mendapatkan Real-Time Collaboration.

Tombol Share didalam dokumen
Tombol pengaturan Share didalam dokumen

Dokumen yang telah kita buat bisa kita bagikan keteman-teman satu tim (dengan syarat mereka juga memiliki Google Drive-nya sendiri), diatur level keterlibatannya, bagaimana dokumen tersebut diekspos di internet, bahkan memindahkan hak kepemilikan dokumen tersebut.

Mengundang kolaborator

Sharing Setting
Memasukkan daftar kolaborator
Kita harus memasukkan alamat email masing-masing individual yang hendak kita bagikan dokumen tersebut. Nama yang sudah masuk akan muncul didalam daftar kolaborator dan bisa kita atur hak akses masing-masing individual. Hak akses tersebut masing-masing adalah: Owner, pemilik asli dan memiliki hak akses tertinggi atas dokumen ini; Can Edit, kolaborator bisa melakukan revisi penuh atas isi dokumen (kecuali menghapus dokumen) dan bahkan bisa mengundang kolaborator lain dan mengatur hak akses mereka (owner juga bisa mengatur pemberian ijin mengundang); Can Comment, kolaborator hanya memiliki izin untuk memberikan komentar; Can View, kolaborator hanya bisa melihat tanpa bisa melakukan revisi atau komentar apapun terhadap dokumen, tetapi mereka masih bisa mendownload file dokumen tersebut.
Sharing Visbility Setting
Pengaturan eksposur dokumen

Pada link Change… disebelah kanan text “Anyone who has the link can view” kita bisa merubah eksposur dokumen di internet. Memilih opsi “Public on the web” akan membuat dokumen kita bisa dilihat (tapi tidak bisa di revisi) oleh siapapun di dunia maya, dokumen kita juga akan tercantum dimesin pencari Google. “Anyone with the link” akan membuat dokumen kita bisa diakses oleh pengguna internet yang memiliki link dokumen tersebut dan dokumen ini tidak tercantum di mesin pencari. “Private” merupakan pilihan default yang membuat dokumen kita hanya bisa diakses oleh pihak-pihak yang sudah kita daftarkan sebagai kolaborator (dan tentu saja mereka harus memiliki account Google).

Komentar

Share Comments
Tombol komentar terletak diatas
Word's Comments
Komentar bisa membentuk diskusi

Komentar merupakan fasilitas yang memungkinkan kita memasukkan ide/saran/catatan tanpa merubah isi dokumen tersebut. Komentar bisa diberikan per halaman maupun per kata didalam dokumen tersebut. Untuk memberikan komentar pada kalimat/kata dokumen, cukup menandai (highlight) bagian yang hendak diberi komentar, kemudian klik kanan dan pilih “Comment“. Komentar yang muncul akan disertai nama kolaborator dan waktu pemberian komentar tersebut. Komentar yang telah ditindaklanjuti bisa ditandai dengan meng-klik “resolve“.

Chatting

Chatting
Jendela percakapan. Kolaborator yang hadir tampak disebelah kiri tombol chat.

Untuk menunjang komunikasi real time, di halaman dokumen tersedia fasilitas percakapan(chat) yang memungkinkan kita mengobrol dengan sesama kolaborator. Berbeda dengan komentar, percakapan hanya bisa dilakukan bila minimal ada dua kolaborator yang sedang mengakses dokumen yang sama disaat yang bersamaan. Selain itu percakapan-percakapan terdahulu tidak tersimpan sepenuhnya di Docs. Percakapan di Docs terjadi dalam konsep group, dalam artian semua kolaborator (termasuk yang hanya mendapat akses View) bisa terlibat dalam percakapan di dokumen tersebut, dan kita tidak bisa melakukan percakapan private antara 2 kolaborator tanpa yang lain bisa terlibat (yang mau pacaran disini sebaiknya cari tempat lain!).

Kolaborator yang sedang mengakses dokumen yang sama akan muncul iconnya disebelah kanan atas halaman dokumen. Bila kita mengatur dokumen kita bersifat publik maka individu-individu yang tidak sign-in ke Google akan muncul juga secara anonim diwakili dengan nama binatang-binatang (kasihan yang dikasih nama anjing dan babi…).

Real-Time Collaboration

Kelebihan utama dari layanan ini dibanding dengan aplikasi office konvensional terletak di kolaborasi real-time. Pengerjaan dokumen bisa dilakukan secara bersamaan dan tersinkronisasi antar kolaborator tanpa perlu menunggu pihak lain selesai mengetik. Setiap kolaborator yang sedang mengetik akan tampak kursor aktifnya dengan warna kursor unik yang mewakili setiap kolaborator. Pada dokumen presentasi bahkan akan tampak dislide keberapa kolaborator tersebut berada, ditandai dengan icon/foto kolaborator tersebut di sidebar kiri. Perlu diingat bahwa metode penyimpanan (save) di Docs bersifat automatis sehingga setiap revisi yang kita lakukan maupun kolaborator lain akan tersimpan secara automatis juga.

http://www.youtube.com/watch?v=D0hHaQgdypI

Revision History

Revision History
Menu Revision History
Revision History
Daftar revisi yang pernah dilakukan

Salah satu kendala yang mungkin muncul adalah keinginan untuk mengembalikan data dokumen akibat revisi yang salah (laptop ditinggal terbuka, anak muncul dan ingin membantu papanya bekerja *cetak cetik cetak cetik del del del enter >_< *). Beruntung sekali Docs memiliki fasilitas sejarah revisi yang dilakukan disertai info siapa dan kapan revisi tersebut terjadi.

Via menu File>See Revision History kita bisa mengakses sejarah revisi-revisi yang pernah dilakukan. Dengan memilih revisi salah satu kolaborator akan muncul bagian mana yang direvisi dan bisa kita kembalikan kekondisi revisi tersebut. Sejarah revisi-revisi yang terjadi setelahnya tidak akan hilang, hanya berpindah urutannya. Hal ini juga berguna untuk memantau partisipasi kolaborator pada dokumen tersebut.

 

Ada cukup banyak skenario pemanfaatan Google Docs ini didalam kegiatan kita, beberapa yang mungkin diantaranya:

  • Membina dan memantau teamwork mahasiswa kelas kita
  • Memonitor tugas/skripsi mahasiswa
  • Membuat dokumen bimbingan mahasiswa
  • Kolaborasi jurnal/penelitian, terutama dengan peneliti yang berbeda kampus
  • Media penyimpanan online/backup, meniadakan kebutuhan flashdisk
  • … (maybe you can find others, imagination is our limit)

Selamat berkolaborasi!

Valuable Links:

Google Docs, belajar untuk (lebih) berkolaborasi (3 / 4)

Alias: Jangan cuma dibaca, dicoba!

Shortcut menu Google Docs via GMail
Shortcut menu Google Docs via GMail

Kali ini mari kita mencoba memulai membuat dokumen perdana kita. Dengan asumsi account gmail telah terbentuk, kita bisa mulai masuk Google Docs melalui salah satu dari cara-cara ini:

Setelah itu kita akan masuk ke halaman Google Drive. Segala aktivitas membuat dan menghapus dokumen, revisi, duplikasi, rename, manajemen folder, serta download dan upload file bisa dilakukan disini. Bila kita perdana di google drive ini tentunya belum ada folder dan file yang bisa kita obok-obok. Untuk saat ini kita mulai dengan membuat dokumen baru.

Create New Document
Create New Document

Temukan tombol CREATE (atau BUAT atau NGGAWE …), dengan klik kiri pilihannya kita bisa membuat folder, word, spreadsheet, presentasi, form, dan drawing. Coba dulu membuat document baru.

Setelah itu kita akan masuk ke halaman dokumen baru, bagi yang sudah terbiasa dengan M$ Words dibawah versi 2007 maupun Open/Libre Office akan familiar dengan menu office klasik (bagi yg terbiasa dengan menu Office terbaru jangan berputus asa, mending putus asa karena inflasi, dolar, petugas bea cukai korup dan rekening gendut!). Semuanya dirancang mirip dengan office klasik, kecuali tombol SAVE! Dan bagaimana kalau hendak menyimpan file? Google Docs sudah memiliki metode penyimpanan automatis selama kita masih terkoneksi online, jadi tidak ada lagi tertawa ngenes karena file yang hilang saat mati lampu dan lupa save, tidak ada lagi cerita romantis file dokumen yang dicium virus, tidak ada lagi berita mobil mewah istri kedua yang dirusak-rusak (ga ada hubungannya, lannjuuttt…!). Untuk mengganti nama file cukup klik text Untitled Document di kiri atas dan ganti namanya sesuai inspirasi kita.

Daftar File
Daftar file di Google Drive

Dokumen yang sudah terbentuk akan muncul di Google Drive kita sesuai dengan nama yang sudah kita ketikkan berikut informasi siapa pemilik asli file tersebut, kapan dan oleh siapa dokumen itu dimodifikasi. Tidak seperti dokumen-dokumen konvensional yang kita simpan di komputer kita, Google Drive tidak melarang kita untuk membuat dokumen-dokumen berbeda dengan nama file yang sama. Jadi bersiap-siaplah bingung bila membuka file yang salah.

Menu di Drive
Menu di Drive

Lewat halaman ini ataupun halaman dokumennya kita bisa mendownload filenya sesuai dengan format yang tersedia (.docx, .odt, .pdf, .rtf, .txt, .html). Kita juga bisa merubah format file yang sudah ada di Drive dengan pilihan-pilihan format tadi, dengan konsekuensi kita tidak bisa melakukan edit terhadap dokumen tersebut.

Bagaimana dengan file-file ketikan, jurnal, penelitian, surat cinta, daftar hutang diwarung ‘Yu Jum’, dll yang sudah pernah kita buat di komputer kita? File-file tersebut bisa kita upload ke Google Drive untuk disimpan secara online juga. Kelebihannya kita bisa memiliki backup file (dokumen, data, gambar, film, musik, dsb…) yang aman tersimpan didunia maya (jangan tanya saya bagaimana kalau mencoba menyimpan didunia ghoib, untuk itu tanya saja Ki Joko Stupid!).

Upload File
Upload File

Untuk upload file cukup klik kiri tanda panah atas dikanan tombol CREATE di Drive kita. Selain upload satu-persatu file, kita bisa upload seluruh isi folder ke Google Drive bagi yang lagi malas. Untuk file-file dokumen yang telah diupload bisa kita lanjutkan revisi seperti layaknya file dokumen Docs yang biasa selama formatnya mendukung. Format yang didukung sesuai pengakuan Google Docs setelah saya coba interogasi disertai penyiksaan-penyiksaan yang manusiawi adalah sebagai berikut:

  1. documents: .doc, .docx, .html, plain text (.txt), .rtf
  2. spreadsheets: .xls, .xlsx, .ods, .csv, .tsv, .txt, .tab
  3. presentations: .ppt, .pps, .pptx
  4. drawings: .wmf
  5. OCR: .jpg, .gif, .png, .pdf

Google Docs, belajar untuk (lebih) berkolaborasi (2 / 4)

Alias: Apa, kenapa, bagaimana Google Docs?

Google Docs adalah suatu layanan dari, *cough*, Google…

Layanan yg dimaksud adalah layanan aplikasi office yang disediakan sudah bukan dlm bentuk software tetapi layanan (1x,2x,…3x, yang ke-4x bakal dapat piring cantik!) membuat dokumen, spreadsheet, presentasi, dsb, via web. Sebetulnya ini adalah salah satu aplikasi SaaS (Software as a Service) dari sekian buanyakk yang ada saat ini, di lain kesempatan akan saya coba berbagi tentang SaaS. Google Docs sendiri merupakan salah satu aplikasi yang ditawarkan melalui Google Drive.

Kenapa Google Docs? Kenapa tidak tetap di M$ Office, LibreOffice, atau OpenOffice? Kenapa tidak menggunakan office yang lain diluar sana selain Google Docs? Kenapa masih berada disini membaca artikel ini tidak beranjak keluar membawa mobil jalan-jalan mencari hakim bekas pramugari cantik untuk diajak seli… *berhenti sejenak menghindari asbak melayang ke kepala*

Well, alasan pertama yang paling enak ditelinga adalah GRATIS. Alternatif lain cukup banyak yang meminta bayaran, atau kalaupun gratis masih disertai batasan-batasan tertentu sampai kita membayar lebih. Memang nikmat hidup dijaman serba duniawi…

Alasan berikut adalah kita tidak perlu khawatir kalau belum menginstall softwarenya, karena… memang tidak perlu menginstall software apapun (kecuali web browser terkini tentunya). Bayangkan repotnya bila rekan kita mengirim file ODT, waktu akan dibuka baru disadari kalau belum menginstal Open/LibreOffice?

Pernah mengalami saat mau presentasi ternyata flashdisk yang berisi file presentasi rusak akibat terjatuh kelantai, mengambil dengan tangan yang “salah” setelah sadar belum cuci tangan, menjatuhkannya kembali ke genangan air saat *BEEP* dikamar mandi? Saya tidak pernah, tapi saya harap anda paham maksud saya :). Bila kita buat dokumennya online maka tidak perlu khawatir filenya akan rusak akibat hal-hal bodoh yang terjadi pada flashdisk, … karena memang sudah tidak perlu flashdisk lagi.

Alasan lain, kita pasti pernah bekerja dalam team. Pernah merasakan repotnya mengirimkan dokumen via email untuk direvisi oleh 2, 3 orang atau lebih sekaligus dan kemudian diemail balik untuk kita rangkai kembali? Masih lebih mudah mengirimkan ratusan juta rupiah ke artis-artis dangdut…

Alasan terakhir, … GRATIS (karena enak gpp minta tambah lagi 😀 ). Dan fitur yang diberikan sudah cukup lengkap dibandingkan dengan alternatif-alternatif lain yang tersedia disana. Dan saya yakin masih bisa ditemukan alasan-alasan lain (yang dibuat-buat maupun yang dibulat-bulat).

Kalau begitu bagaimana agar kita bisa menikmati layanan ini? Ada beberapa hal yang harus dipenuhi:

  1. Memiliki akun GMail
  2. Memiliki Web Browser terkini (akan lebih baik bila menggunakan Google Chrome / Chromium)
  3. Konektivitas internet yang stabil (tidak harus cepat, tetapi stabil!)
  4. Kemauan untuk mencoba, berbagi dan berkolaborasi

Google Docs, belajar untuk (lebih) berkolaborasi

Sudah 2 tahun terakhir ini saya diminta untuk mengajar Prakom I. Materi praktikum tersebut mengenai sekilas System Operasi Linux, word processor serta presentation. Didalam kelas saya bertanya kepada rekan-rekan mahasiswa mengenai pemahaman mereka tentang materi tersebut, dan ternyata hampir semuanya sudah mendapatkan materi tersebut saat SMA, bahkan banyak juga saat SMP sudah mendapatkan kelas office (yang dari SMK pun malah sudah memiliki pemahaman bagus tentang system operasi Linux!). Terus apa yang bisa saya ajarkan kepada mereka??

Hal-hal praktis! Teknis-teknik mendalam tentang office tidak semuanya kita gunakan langsung di kegiatan akademik/pekerjaan sehari-hari, apalagi sebagian besar dari rekan-rekan mahasiswa sudah mendapatkan materinya. Teknik seperti autocorrect yang bisa dimanfaatkan untuk memudahkan pengetikan, membuat daftar isi automatis, template dan style untuk keperluan-keperluan tertentu bisa diberikan kepada mereka. Tetapi setelah itu apa lagi? (Dan masih ada sisa pertemuan-pertemuan yang bisa dengan mudah disia-siakan.)

Beruntung masih ada satu pengalaman lagi yang bisa dibagi,
… Google Docs.

Dari setiap kelas yang saya ajar, (hampir) seluruh rekan-rekan mahasiswa masih asing dengan nama itu. Atau sudah pernah mendengar tetapi belum mencoba sampai mendalam, akibatnya mereka pun tidak mengetahui kekuatan sesungguhnya yang bisa dimanfaatkan untuk menguasai dunia! (Memang ngawur, tetapi minimal bisa dimanfaatkan untuk membuat kagum/jengkel teman satu kelompoknya 😀 )

Artikel ini akan membahas Google Docs, saya pecah-pecah beberapa bagian:

  1. <<you are here>>
  2. Apa, kenapa, bagaimana Google Docs?
  3. Jangan cuma dibaca, dicoba!
  4. …, kolabro…, kobalor…, kolorbra…, …kolaterasi? (*TING* An idea! Let’s make cola rasa terasi!)