Google Docs, belajar untuk (lebih) berkolaborasi (4 / 4)

Alias:…, kolabro…, kobalor…, kolorbra…, …kolaterasi?

K.O.L.A.B.O.R.A.S.I. bos! Kita bekerja bersama melakukan suatu tugas dan mencapai satu tujuan tertentu. Di kampus kita mengenal motto A.T.T.I.T.U.D.E, dimana T ketiga merujuk pada TeamWork. Dalam kerja tim akan ada praktek 3K; Komunikasi, Koordinasi dan Kolaborasi.

Sebelumnya kita pasti sudah menerapkan hal-hal tersebut, dalam dunia kerja maupun dalam keluarga, formal maupun informal, konvensional maupun sistematisasi yang memper-IT-kan konspirasi kemakmuran didalam situasisasi labil ekonomi (ala Vicky Prasetyo). Pemanfaatan SMS, BBM, email, organizer, edmodo, dsb telah lama digunakan, tetapi seberapa jauh kita dimudahkan untuk menunjang 3K tersebut?

3K konvensional vs Google’s

Email spam (c) jessello.com
Email spam (c) jessello.com

Bayangkan kita berada dalam tim 3-individu menyusun data penelitian di excel yang mencapai 10.000 baris. Dimulai dari anda dan disebarkan filenya melalui attachment kepada 2 orang lainnya, masing-masing merevisi 100 data dibaris-baris yang berbeda dan di email kembali ke anda. Anda melacak revisi-revisi tersebut, menyusun kembali dan mengirimkan ulang datanya, direvisi kembali oleh rekan anda, kirim kembali, rinse and repeat…. Semakin banyak individual didalam tim, semakin kompleks dokumen yang dikerjakan, semakin intens level partisipasi individual-individualnya akan membuat kita bukannya fokus pada pekerjaan utama tetapi malah sibuk me-manage email dan revisi-revisi dokumen.

Kekuatan utama layanan office di Google Docs (seperti layaknya aplikasi-aplikasi SaaS pada umumnya) adalah mampu memudahkan komunikasi dan kolaborasi pada level yang lebih tinggi! Singkat kata, layanan tersebut memungkinkan kita mendapatkan Real-Time Collaboration.

Tombol Share didalam dokumen
Tombol pengaturan Share didalam dokumen

Dokumen yang telah kita buat bisa kita bagikan keteman-teman satu tim (dengan syarat mereka juga memiliki Google Drive-nya sendiri), diatur level keterlibatannya, bagaimana dokumen tersebut diekspos di internet, bahkan memindahkan hak kepemilikan dokumen tersebut.

Mengundang kolaborator

Sharing Setting
Memasukkan daftar kolaborator
Kita harus memasukkan alamat email masing-masing individual yang hendak kita bagikan dokumen tersebut. Nama yang sudah masuk akan muncul didalam daftar kolaborator dan bisa kita atur hak akses masing-masing individual. Hak akses tersebut masing-masing adalah: Owner, pemilik asli dan memiliki hak akses tertinggi atas dokumen ini; Can Edit, kolaborator bisa melakukan revisi penuh atas isi dokumen (kecuali menghapus dokumen) dan bahkan bisa mengundang kolaborator lain dan mengatur hak akses mereka (owner juga bisa mengatur pemberian ijin mengundang); Can Comment, kolaborator hanya memiliki izin untuk memberikan komentar; Can View, kolaborator hanya bisa melihat tanpa bisa melakukan revisi atau komentar apapun terhadap dokumen, tetapi mereka masih bisa mendownload file dokumen tersebut.
Sharing Visbility Setting
Pengaturan eksposur dokumen

Pada link Change… disebelah kanan text “Anyone who has the link can view” kita bisa merubah eksposur dokumen di internet. Memilih opsi “Public on the web” akan membuat dokumen kita bisa dilihat (tapi tidak bisa di revisi) oleh siapapun di dunia maya, dokumen kita juga akan tercantum dimesin pencari Google. “Anyone with the link” akan membuat dokumen kita bisa diakses oleh pengguna internet yang memiliki link dokumen tersebut dan dokumen ini tidak tercantum di mesin pencari. “Private” merupakan pilihan default yang membuat dokumen kita hanya bisa diakses oleh pihak-pihak yang sudah kita daftarkan sebagai kolaborator (dan tentu saja mereka harus memiliki account Google).

Komentar

Share Comments
Tombol komentar terletak diatas
Word's Comments
Komentar bisa membentuk diskusi

Komentar merupakan fasilitas yang memungkinkan kita memasukkan ide/saran/catatan tanpa merubah isi dokumen tersebut. Komentar bisa diberikan per halaman maupun per kata didalam dokumen tersebut. Untuk memberikan komentar pada kalimat/kata dokumen, cukup menandai (highlight) bagian yang hendak diberi komentar, kemudian klik kanan dan pilih “Comment“. Komentar yang muncul akan disertai nama kolaborator dan waktu pemberian komentar tersebut. Komentar yang telah ditindaklanjuti bisa ditandai dengan meng-klik “resolve“.

Chatting

Chatting
Jendela percakapan. Kolaborator yang hadir tampak disebelah kiri tombol chat.

Untuk menunjang komunikasi real time, di halaman dokumen tersedia fasilitas percakapan(chat) yang memungkinkan kita mengobrol dengan sesama kolaborator. Berbeda dengan komentar, percakapan hanya bisa dilakukan bila minimal ada dua kolaborator yang sedang mengakses dokumen yang sama disaat yang bersamaan. Selain itu percakapan-percakapan terdahulu tidak tersimpan sepenuhnya di Docs. Percakapan di Docs terjadi dalam konsep group, dalam artian semua kolaborator (termasuk yang hanya mendapat akses View) bisa terlibat dalam percakapan di dokumen tersebut, dan kita tidak bisa melakukan percakapan private antara 2 kolaborator tanpa yang lain bisa terlibat (yang mau pacaran disini sebaiknya cari tempat lain!).

Kolaborator yang sedang mengakses dokumen yang sama akan muncul iconnya disebelah kanan atas halaman dokumen. Bila kita mengatur dokumen kita bersifat publik maka individu-individu yang tidak sign-in ke Google akan muncul juga secara anonim diwakili dengan nama binatang-binatang (kasihan yang dikasih nama anjing dan babi…).

Real-Time Collaboration

Kelebihan utama dari layanan ini dibanding dengan aplikasi office konvensional terletak di kolaborasi real-time. Pengerjaan dokumen bisa dilakukan secara bersamaan dan tersinkronisasi antar kolaborator tanpa perlu menunggu pihak lain selesai mengetik. Setiap kolaborator yang sedang mengetik akan tampak kursor aktifnya dengan warna kursor unik yang mewakili setiap kolaborator. Pada dokumen presentasi bahkan akan tampak dislide keberapa kolaborator tersebut berada, ditandai dengan icon/foto kolaborator tersebut di sidebar kiri. Perlu diingat bahwa metode penyimpanan (save) di Docs bersifat automatis sehingga setiap revisi yang kita lakukan maupun kolaborator lain akan tersimpan secara automatis juga.

http://www.youtube.com/watch?v=D0hHaQgdypI

Revision History

Revision History
Menu Revision History
Revision History
Daftar revisi yang pernah dilakukan

Salah satu kendala yang mungkin muncul adalah keinginan untuk mengembalikan data dokumen akibat revisi yang salah (laptop ditinggal terbuka, anak muncul dan ingin membantu papanya bekerja *cetak cetik cetak cetik del del del enter >_< *). Beruntung sekali Docs memiliki fasilitas sejarah revisi yang dilakukan disertai info siapa dan kapan revisi tersebut terjadi.

Via menu File>See Revision History kita bisa mengakses sejarah revisi-revisi yang pernah dilakukan. Dengan memilih revisi salah satu kolaborator akan muncul bagian mana yang direvisi dan bisa kita kembalikan kekondisi revisi tersebut. Sejarah revisi-revisi yang terjadi setelahnya tidak akan hilang, hanya berpindah urutannya. Hal ini juga berguna untuk memantau partisipasi kolaborator pada dokumen tersebut.

 

Ada cukup banyak skenario pemanfaatan Google Docs ini didalam kegiatan kita, beberapa yang mungkin diantaranya:

  • Membina dan memantau teamwork mahasiswa kelas kita
  • Memonitor tugas/skripsi mahasiswa
  • Membuat dokumen bimbingan mahasiswa
  • Kolaborasi jurnal/penelitian, terutama dengan peneliti yang berbeda kampus
  • Media penyimpanan online/backup, meniadakan kebutuhan flashdisk
  • … (maybe you can find others, imagination is our limit)

Selamat berkolaborasi!

Valuable Links:

One thought on “Google Docs, belajar untuk (lebih) berkolaborasi (4 / 4)”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *