Google Docs, belajar untuk (lebih) berkolaborasi (3 / 4)

Alias: Jangan cuma dibaca, dicoba!

Shortcut menu Google Docs via GMail
Shortcut menu Google Docs via GMail

Kali ini mari kita mencoba memulai membuat dokumen perdana kita. Dengan asumsi account gmail telah terbentuk, kita bisa mulai masuk Google Docs melalui salah satu dari cara-cara ini:

Setelah itu kita akan masuk ke halaman Google Drive. Segala aktivitas membuat dan menghapus dokumen, revisi, duplikasi, rename, manajemen folder, serta download dan upload file bisa dilakukan disini. Bila kita perdana di google drive ini tentunya belum ada folder dan file yang bisa kita obok-obok. Untuk saat ini kita mulai dengan membuat dokumen baru.

Create New Document
Create New Document

Temukan tombol CREATE (atau BUAT atau NGGAWE …), dengan klik kiri pilihannya kita bisa membuat folder, word, spreadsheet, presentasi, form, dan drawing. Coba dulu membuat document baru.

Setelah itu kita akan masuk ke halaman dokumen baru, bagi yang sudah terbiasa dengan M$ Words dibawah versi 2007 maupun Open/Libre Office akan familiar dengan menu office klasik (bagi yg terbiasa dengan menu Office terbaru jangan berputus asa, mending putus asa karena inflasi, dolar, petugas bea cukai korup dan rekening gendut!). Semuanya dirancang mirip dengan office klasik, kecuali tombol SAVE! Dan bagaimana kalau hendak menyimpan file? Google Docs sudah memiliki metode penyimpanan automatis selama kita masih terkoneksi online, jadi tidak ada lagi tertawa ngenes karena file yang hilang saat mati lampu dan lupa save, tidak ada lagi cerita romantis file dokumen yang dicium virus, tidak ada lagi berita mobil mewah istri kedua yang dirusak-rusak (ga ada hubungannya, lannjuuttt…!). Untuk mengganti nama file cukup klik text Untitled Document di kiri atas dan ganti namanya sesuai inspirasi kita.

Daftar File
Daftar file di Google Drive

Dokumen yang sudah terbentuk akan muncul di Google Drive kita sesuai dengan nama yang sudah kita ketikkan berikut informasi siapa pemilik asli file tersebut, kapan dan oleh siapa dokumen itu dimodifikasi. Tidak seperti dokumen-dokumen konvensional yang kita simpan di komputer kita, Google Drive tidak melarang kita untuk membuat dokumen-dokumen berbeda dengan nama file yang sama. Jadi bersiap-siaplah bingung bila membuka file yang salah.

Menu di Drive
Menu di Drive

Lewat halaman ini ataupun halaman dokumennya kita bisa mendownload filenya sesuai dengan format yang tersedia (.docx, .odt, .pdf, .rtf, .txt, .html). Kita juga bisa merubah format file yang sudah ada di Drive dengan pilihan-pilihan format tadi, dengan konsekuensi kita tidak bisa melakukan edit terhadap dokumen tersebut.

Bagaimana dengan file-file ketikan, jurnal, penelitian, surat cinta, daftar hutang diwarung ‘Yu Jum’, dll yang sudah pernah kita buat di komputer kita? File-file tersebut bisa kita upload ke Google Drive untuk disimpan secara online juga. Kelebihannya kita bisa memiliki backup file (dokumen, data, gambar, film, musik, dsb…) yang aman tersimpan didunia maya (jangan tanya saya bagaimana kalau mencoba menyimpan didunia ghoib, untuk itu tanya saja Ki Joko Stupid!).

Upload File
Upload File

Untuk upload file cukup klik kiri tanda panah atas dikanan tombol CREATE di Drive kita. Selain upload satu-persatu file, kita bisa upload seluruh isi folder ke Google Drive bagi yang lagi malas. Untuk file-file dokumen yang telah diupload bisa kita lanjutkan revisi seperti layaknya file dokumen Docs yang biasa selama formatnya mendukung. Format yang didukung sesuai pengakuan Google Docs setelah saya coba interogasi disertai penyiksaan-penyiksaan yang manusiawi adalah sebagai berikut:

  1. documents: .doc, .docx, .html, plain text (.txt), .rtf
  2. spreadsheets: .xls, .xlsx, .ods, .csv, .tsv, .txt, .tab
  3. presentations: .ppt, .pps, .pptx
  4. drawings: .wmf
  5. OCR: .jpg, .gif, .png, .pdf

One thought on “Google Docs, belajar untuk (lebih) berkolaborasi (3 / 4)”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *