Seperti pada cerita-cerita sebelumnya, bahwa konsep ERP telah diidam-idamkan oleh banyak perusahaan dan sebagian dari mereka sudah mencoba untuk mengimplementasikan dengan dukungan teknologi informasi.

Pada kenyataannya, ERP tidak hanya diidamkan oleh perusahaan berjenis manufaktur, namun banyak institusi pendidikan perguruan tinggi (universitas) juga sudah mencoba untuk mengimplementasikannya.

ERP secara umum adalah sistem informasi berskala besar yang mengintegrasikan semua fungsi bisnis menjadi satu kesatuan fungsi. Harapannya dapat menghasilkan manfaat yang jauh lebih besar dari biaya yang telah dikeluarkan saat membangunnya.

Sebuah artikel menarik yang barusan saya baca, adalah sebuah penelitian yang dilakukan oleh Dr. Christoper Lee (Central Washington University), tentang Penerapan sistem ERP di Perguruan Tinggi. Penelitian tersebut menjelaskan bahwa ternyata banyak universitas di US dan Eropa telah membangun sistem ERP untuk mendukung aktifitas bisnis universitas. Akan tetapi, pada kenyataannya banyak juga dari mereka yang tidak berhasil sampai garis akhir. Maksud saya, proyek mereka berhenti di tengah jalan.

Dr. Lee penasaran dengan apa yang menyebabkan kegagalan tersebut. Penelitian tersebut menjelaskan bahwa ada beberapa faktor yang menyebabkan kesulitan pelaksanaan proyek ERP karena: (1) kurangnya keterlibatan pada pengguna akhir, (2) dana yang tidak memadai, (3) kurangnya rekayasa ulang proses bisnis, (4) waktu perencanaan yang kurang, (5) kurangnya analisis yang dilakukan vendor (6) dukungan teknis yang tidak tepat, dan (6) kurangnya pelatihan.

Menarik disini, bahwa keterlibatan pengguna akhir menjadi kunci utama yang menentukan berhasilnya penerapan ERP. Faktor ini yang ternyata berkorelasi dengan rendahnya kualitas data, ketepatan waktu perencanaan dan kelengkapan mengungkapkan masalah.

Menanggapi kurangnya dana yang memadai, ini menunjukkan bahwa menerapkan ERP adalah sesuatu hal yang sulit dan ruwet. Ini adalah proyek yang sangat besar. Sehingga seringkali, perencanaan anggaran meleset jauh dari kenyataannya. Ini juga berdampak pada perancanaan jadwal waktu implementasi, yang mundur jauh dari jadwal.

Tidak hanya itu, kredibilitas vendor juga punya peranan yang penting. Kebanyakan dari mereka kurang berhasil dalam melakukan analisis sistem yang tepat untuk diterapkan. Walaupun sebagian besar hambatan adalah sulitnya berkomunikasi dengan para pengguna akhir dalam mengungkapkan masalah dan kebutuhannya.

Rencananya, Dr. Lee akan melanjutkan penelitiannya dengan memasukkan faktor-faktor dugaan yang baru seperti: (a) membandingkan pada vendor-vendor yang berbeda, (b) kemudahan penggunaan, (c) dukungan konsultasi vendor, dan (d) dukungan konsultasi oleh konsultan independen.

Diakhir tulisannya, Dr. Lee menjelaskan bahwa penelitian ini akan memberikan arah manajerial yang baik bagi calon administrator di universitas yang ingin menerapkan sistem ERP di masa depan.