Ketika saya kemarin membahas tentang Sistem Informasi, salah satu mahasiswa saya bertanya, “apa sebenarnya yang membedakan MIS, DSS dan EIS ?”.

Sebelum membahas lebih detail tentang mereka, sebenarnya sama saja pertanyaan ini “apa bedanya sedan, jip dan bis”. Mereka adalah mobil, dimana dibuat untuk keperluan yang berbeda. Dengan begitu, muncul-lah berbagai jenis mobil yang semakin banyak dan beraneka ragam. Mereka semua tidak bisa dibandingkan karena memang beda keperluan. Misal saja, “bagus mana sedan vs jip ?”.

Sedan memang bisa didisain mewah, nyaman untuk dikendarai, shock yang lembut. Akan tetapi, semua itu tidak berguna jika harus berkendara lewat sungai dan masuk hutan. Bis, didisain untuk dapat mengangkut orang dengan jumlah yang banyak tidak seperti sedan dan jip yang secara umum mempunyai kapasitas tidak lebih dari 4 orang.

MIS, DSS dan EIS, mereka semua adalah Sistem Informasi yang dibuat untuk keperluan yang berbeda. Saat ini semua perusahaan secara operasional mempercayakan sepenuhnya pada sistem komputer. Sistem tersebut dibangun dengan tujuan untuk meningkatkan metodologi kerja setiap perusahaan.

MIS (Management Information Systems), adalah salah satu jenis utama dari sistem komputer karena sistem ini adalah kepala dari semua sistem lain dalam menjaga dan mengendalikan mereka. Secara umum pengguna utama dari sistem ini adalah karyawan khususnya bagian operasional. Sistem ini merekam dan mengelola data-data dasar dari perusahaan. MIS meng-integrasi-kan seluruh wilayah operasional. Laporan akhir hari, mingguan, bulanan dan akhir tahun, adalah laporan-laporan yang dihasilkan dari sistem ini.

DSS (Decision Support Systems). Berbeda dengan MIS yang secara umum digunakan oleh para karyawan operasional, DSS secara umum digunakan oleh para manajemen senior untuk membantu mengambil keputusan. Sistem informasi ini bekerja dengan membuat summary yang berasal dari MIS. Data-data historis dirangkum dan kemudian dimodelkan dan dianalisa sehingga si pengguna dapat mengambil keputusan cepat. Sebagai contoh, seorang manajer keuangan mempunyai uang yang sangat banyak. “Investasi apa yang paling menguntungkan?”. Dengan sekali klik, sistem dengan jenis DSS memberikan informasi cepat… 30% investasi ke $USD, 10% ke Reksadana, 41% membeli Saham xx, sisanya dalam bentuk Deposito. Bentuk laporan yang dihasilkan biasanya berbentuk grafik (chart) dan bersifat on-demand (kapan dibutuhkan). Perlu dipertimbangkan, pengambilan keputusan adalah proses penting yang melibatkan mempertimbangkan semua operasi besar, perkiraan, kegiatan, perencanaan dan pengelolaan berbagai fungsi.

EIS (Executive Information Systems). Berbeda lagi dengan semuanya, sistem informasi ini dirancang untuk para pejabat tinggi dalam perusahaan besar. Dengan fitur dan fungsi yang jauh lebih baik dari DSS, sehingga dapat digunakan oleh para eksekutif untuk membantu mereka dalam mengambil keputusannya. Bisa dibayangkan, Bill Gates dengan sebuah laptopnya yang terhubung ke EIS pada Microsoft dapat memutuskan berapa harga jual sahamnya, berapa kantor yang harus dibangun dalam saat bersamaan di waktu liburannya.

Perbedaan antara 3 sistem diatas terletak pada fungsi mereka. Fungsi utama dari MIS berkaitan dengan mengelola operasi internal dan dokumen. DSS membantu karyawan dalam membuat keputusan bahkan untuk tugas-tugas sehari-hari. EIS ini membantu para manajer tingkat senior dalam membuat keputusan serius yang sangat penting dan kritis. MIS dan dua sistem lainnya masih saling terkait karena MIS memegang semua dokumentasi yang digunakan oleh dua lainnya. Dengan cara yang sama, DSS dan EIS memang agak mirip yang keduanya berfokus pada pengambilan keputusan, dimana EIS mempunyai cakupan yang lebih luas ketimbang DSS.

Nah, yang paling penting lagi, DSS dan EIS tidak mungkin dapat dibangun bila MIS belum berhasil diimplementasikan secara baik dalam sebuah perusahaan.